Beschwerden kosten Zeit. Schlechte Bearbeitung kostet Kunden.
ReklaFlow automatisiert die Erfassung, Priorisierung und Weiterleitung von Reklamationen, damit Beschwerden schneller bearbeitet werden und kein Fall im Chaos untergeht.
Ein unzufriedener Kunde ist nicht automatisch verloren. Verloren geht er oft erst dann, wenn niemand schnell reagiert, der Fall intern weitergereicht wird oder die Rückmeldung zu lange dauert.
ReklaFlow bringt Struktur in Reklamationen, Beschwerden und Servicefälle. Eingänge werden sauber erfasst, priorisiert und an die richtige Stelle übergeben, damit Ihr Team schneller reagieren kann und Kunden sich ernst genommen fühlen.
Reklamationen aus E-Mail, Formular, Telefonnotiz oder anderen Kanälen können strukturiert aufgenommen werden, damit kein Fall verloren geht.
ReklaFlow kann Beschwerden nach Anliegen, Dringlichkeit oder Eskalationsrisiko sortieren, damit wichtige Fälle nicht in der Warteschlange untergehen.
Komplexe Reklamationen werden mit Kontext an die zuständige Person oder Abteilung weitergegeben, statt intern mehrfach hin und her zu wandern.
Status, Bearbeitungsschritte und Rückmeldungen können dokumentiert werden, damit Ihr Team jederzeit sieht, was offen, erledigt oder kritisch ist.
Eine Beschwerde ist oft nicht teuer, weil sie existiert. Sie wird teuer, wenn sie zu spät, falsch oder gar nicht bearbeitet wird.
Kunden akzeptieren Fehler eher als Ignoranz. Wer lange auf Rückmeldung wartet, zweifelt an der Zuverlässigkeit des Unternehmens.
Unklare Zuständigkeiten, Nachfragen und manuelle Weiterleitungen binden Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.
Wenn Reklamationen liegen bleiben, steigt das Risiko für wütende Kunden, negative Bewertungen und unnötige Eskalationen.
Ohne saubere Dokumentation erkennt niemand, welche Probleme wiederholt auftreten und wo Prozesse verbessert werden müssen.
Per E-Mail, Telefon, Formular oder direkt beim Mitarbeiter.
Niemand weiß sofort, wer den Fall bearbeiten muss.
Informationen fehlen, Fälle werden weitergeleitet und Kunden warten.
Aus einem lösbaren Problem wird eine emotionale Beschwerde.
Bewertung, Kündigung, Storno oder zusätzlicher Aufwand entstehen.
ReklaFlow soll genau diesen Stau auflösen: durch klare Erfassung, Priorisierung, Weiterleitung und Nachverfolgung.
Der Fall wird aus dem gewählten Eingangskanal aufgenommen und mit den wichtigsten Informationen strukturiert.
ReklaFlow kann Anliegen, Dringlichkeit, Kategorie und mögliche Zuständigkeit erkennen, damit der nächste Schritt klar ist.
Einfache Fälle können vorbereitet oder standardisiert beantwortet werden. Komplexe Fälle werden mit Kontext an die richtige Stelle übergeben.
Jeder Prozess wird individuell auf Ihre Kanäle, Zuständigkeiten, Produkte und Eskalationsregeln abgestimmt.
Ein Kunde meldet ein Problem per Formular, E-Mail, Telefonnotiz oder anderem Kanal.
Relevante Informationen wie Kunde, Anliegen, Produkt, Dringlichkeit und bisherige Kommunikation werden aufgenommen.
Der Fall wird einer Kategorie, Priorität oder zuständigen Abteilung zugeordnet.
Je nach Regel wird eine Antwort vorbereitet, eine Aufgabe erstellt oder der Fall an die richtige Person übergeben.
Ihr Team sieht, welche Fälle offen, in Bearbeitung, erledigt oder kritisch sind.
Wiederkehrende Reklamationen können ausgewertet werden, damit Prozesse, Produkte oder Kommunikation verbessert werden.
Besonders stark für Unternehmen mit vielen Kundenkontakten, wiederkehrenden Servicefällen, Produktreklamationen oder mehreren Eingangskanälen.
Manuelle Bearbeitung, Weiterleitung und Rückfragen binden Ihr Team und verzögern die eigentliche Lösung.
Lange Wartezeiten, unklare Antworten oder falsche Ansprechpartner machen aus einem lösbaren Problem schnell Frust.
Wenn Beschwerden über E-Mail, Telefon, Formulare oder einzelne Mitarbeiter laufen, gehen Fälle unter und kritische Vorgänge werden zu spät erkannt.
ReklaFlow kann so aufgebaut werden, dass einfache Fälle vorbereitet oder standardisiert bearbeitet werden, während sensible, komplexe oder kritische Reklamationen automatisch an die richtige Person übergeben werden.
Sie legen fest, welche Fälle automatisiert vorbereitet werden und welche intern geprüft werden müssen.
Kritische Beschwerden können priorisiert, markiert und direkt an verantwortliche Personen weitergeleitet werden.
Bei komplexen Fällen unterstützt ReklaFlow mit Struktur und Kontext, aber die finale Bewertung bleibt bei Ihrem Team.
Nein. ReklaFlow soll Reklamationen strukturieren, priorisieren und einfache Prozesse beschleunigen. Komplexe oder kritische Fälle können an die zuständigen Mitarbeiter übergeben werden.
Ja. Der Prozess kann so aufgebaut werden, dass Antworten vorbereitet, aber vor dem Versand intern geprüft und freigegeben werden.
Je nach bestehendem Prozess können Eingänge aus Formularen, E-Mails, Telefonnotizen oder anderen Systemen eingebunden werden. Im Erstgespräch prüfen wir, welche Kanäle sinnvoll sind.
ReklaFlow kann an bestehende Abläufe und Systeme angebunden werden. Entscheidend ist, welche Daten, Kanäle und Zuständigkeiten bereits vorhanden sind.
Ja, besonders kleine Teams profitieren, weil Reklamationen nicht mehr nebenbei und unstrukturiert bearbeitet werden müssen.
Erstgespräch
Finden Sie heraus, wie ReklaFlow Ihre Reklamationsprozesse strukturieren, beschleunigen und Ihr Team entlasten kann.
Kostenloses Erstgespräch buchenUnverbindlich. Klar. Auf Ihren Prozess bezogen.